时间管理GTD——做好时间管理的五个核心步骤
时间管理GTD(全称：Getting Things Done)翻译成中文就是“把事情做完”，GTD的核心理念概括就是 “通过记录的方式把头脑中的各种事情移出来，然后整理安排自己去执行”。这是美国著名时间管理大师戴维·艾伦总结出来的一套目前世界范围内最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法，其方法主要分为五个步骤：第一步，收集，其目标就是清空大脑回想一下，在工作中，你什么时候是最慌乱的时候？往往是你的大脑中塞满了无数待办事项的时候。如果你想要认真完成一项工作，可是却有一个人在你耳边，不断提醒你，你明天还要向领导汇报，后天还要和客户见面，周末是女朋友的生日，你要记得买花买礼物，快到月底了，你记得还信用卡和交房租……你想，这样的话，你怎么可能心静如水地工作呢，只能是心乱如麻了。而我们很多时候，就是这样，那个烦人的声音不是别人，正是我们的大脑，因为我们把太多的待办事项，都塞在大脑里。所以，想要心静如水，专注于当下，第一步，就是要清空我们的大脑。但是那些事情也很重要啊，所以清空大脑，不是要把那些事情都忘掉，而是另外找到一个'仓库'，把那些想法从大脑中搬出去。这个另外的仓库，我们叫'收集箱'。收集箱的形式有很多种，可以是电脑中的一个文件夹，也可以是你书桌的一个抽屉，还可以用印象笔记、滴答清单等软件作为你的收集箱，当然，最简单的，就是一个笔记本甚至一张白纸。但你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。你要做的，就是把所有你想到的事情，全部写到纸上。只注重数量，宁滥勿缺，把你所有的想法都记录下来。有可能你冒出的第一个想法是'解决全球变暖'，下一个想法却是'去超市买几包方便面'，没有关系，老老实实地记录就可以。当你把大脑中所有的角落都搜刮了一遍，所有的想法都已经记录了下来，现在你会感觉大脑空空如也，无牵无挂，而你的纸上，怕是已经满满当当。这时，你就为下一步行动做好了准备。
第二步，处理，也叫理清阶段，其目的就是清空收集箱你的大脑已经平静了，可是你的收集箱里却塞满了各种各样要做的事情和奇奇怪怪的想法。它们不能永远待在收集箱里。我们要做的，就是为收集箱里的每一件事，都分配一个合理的归宿。清空收集箱栏，你要遵循三个原则：第一，按照顺序处理；第二，一次只想一件事；第三，永远不要把事务放回收集箱。这样做，避免了我们的拖延症和畏难情绪，不会专门挑简单容易的来处理。那么，我们要如何处理收集箱中的内容呢？最关键的问题，是一直要问自己：下一步行动是什么？结果可以分为以下几类：1 不需要采取行动的事项：一般来说，你会在收集箱中发现一些无法付诸行动的事情，一般可以分成三类：垃圾：一些过时的信息和资料，我的建议是，不必纠结，果断扔掉。我们处在信息过载的时代，尽量为自己减负，才是生存之道。待酝酿的事务：比如你的同学邀请你参加婚礼，但是时间是两个月后，你现在还无法确定能否出席。比如你想要去澳洲旅游，可是你不知道自己能不能跟老板请假。这些事情，目前还无法转化为行动，你可以专门再找一张纸，把这些记录下来，这张纸叫做'未来清单'。参考资料：建议使用印象笔记一类的笔记软件，把这些资料收集归类起来。2 需要采取行动的事项除去上面这三类事务，其它的都可以转化为行动。如果手头的事情需要一系列的行动或步骤才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目并将它列为项目清单。你需要把事务转化为独立、清晰的任务。我举几个典型的例子：比如你可能记录了一条，叫'收拾房间'。你会想到，自己的房间里最乱的是衣服，你要把衣服都整理到衣柜里，可是你的衣柜里有好几件自己根本不会再穿的衣服，占了很多的空间，那么你的下一步行动就转化为'扔掉那些不再穿的衣服'。再比如，你可能记录了一条，叫'参加会议'，那你会想到，你必须和同事小王商量，会议汇报用的PPT是否已经定稿，那你的下一步行动，就转化为'给小王打电话，确认PPT'。一旦确定了下一步行动，这时，你有三种选择：
[*]如果行动可以在两分钟内完成，那么不要犹豫，马上去做。
[*]如果自己不是完成任务的最佳人选，那么你可以委派他人来做。
[*]对于一些复杂的任务，把任务放在你的组织系统中，再安排时间以后去做。
以上就是 GTD 法的第二步，清空收集箱。这一步的关键，就是问自己下一步行动是什么。对于无法转化为行动的事情，按照垃圾/酝酿事务/参考资料的原则分类，对于可以转化为行动的事物，按照项目清单、马上去做、委托他人去做、以后去做来分类。
第三步，组织，其关键是建立清单，将收集箱的事务分门别类在第二步时，我们已经消除了一批事务，垃圾我们果断扔掉，两分钟以内的行动我们马上执行，此外，我们也建立两种清单，一种是参考资料，一种是记录待酝酿事务的未来清单。而在此之外，我们还要准备三种清单：1 下一步行动清单：是最核心的清单，里边记录的是你所有接下来需要完成的行动，这样，你在每次开始工作的时候，直接从下一步行动中找到最重要的事情，开始完成就可以了。如果你的下一步行动清单非常丰富，那么你还可以把它分成多个子清单，最简单的方式，就是按照情境来划分。比如，把所有联系别人的事情，全部列入电话清单中，这样，不论何时何地，在家中还是路上，当你有一些碎片时间的时候，你就可以拿出电话清单，利用点滴时间，完成这些任务。除此之外，你还可以罗列出电脑清单、办公室清单、超市清单等。2 等待清单：是那些需要他人完成的任务，但是他们的结果，会影响你的下一步行动，所以你要进行记录和跟踪。等待清单往往和下一步行动清单放在一起，才能取得最佳效用。比如你根据电话清单，给小王打电话，要下周会议的PPT，接下来就转入了等待清单，而当你接到PPT之后，你就要找时间来看，并提出修改意见，那么这时又进入到下一步行动清单。这样，等待清单和下一步行动清单联动起来，才会让你的工作更高效。3 日程表：日程表记录的就是固定时间要完成的任务，比如会议、比如培训、比如和客户约好见面。这里，有一个时间管理的误区，很多人会把每天安排的满满当当，把自己的任务也写入日程表中，而实际上，除了一些必须在固定时间完成的事务外，你的其他任务，可以记录在下一步行动清单中，这样，就保证了每天时间的灵活性。日程表和等待清单，也可以联动起来，你可以为等待清单的事务，都设定一个截止日期，比如你和小王商量好，要在周五之前，拿到PPT，你就可以把这个日期记录在日程表中，到了周五，如果还没有收到小王的PPT，你再去和他沟通。这样，就把被动的等待，变成了主动的控制。以上就是GTD法第三步，组织整理的内容，你建立了五类清单：下一步行动清单、等待清单、日程表、未来清单、参考资料。把你收集箱中的任务，分门别类纳入这五类清单中，你的工作就变得更加清晰有序了。
第四步，回顾，其目标就是保障系统的有效运行如果仅仅是建立清单，却不及时回顾和更新，那么清单往往就变成了摆设，所以定期回顾，才能真正让清单变成行动，让行动改变你。多长时间回顾一次呢？一般分成两种：1 每天一次的简易回顾建议在每天一上班来进行，基本上用 5 分钟的时间就好。为了达到心如止水的工作境界，我们把大脑中的事务通过 GTD 法交给了清单，如果用电脑来比喻，我们的大脑，就像是 CPU，只处理当前的任务，而清单就像是硬盘，储存更多的信息，而每天回顾的过程，就是把硬盘数据交给CPU的过程。你只需要两件事：第一，看一眼你的日程表，确定你今天有哪些必须参加的活动。第二，看你的下一步行动清单，确定你在日程之外，可以完成哪些任务。为什么要先看日程表呢，因为日程表上记录的都是雷打不动、必须完成的，如果你今天要参加3个会，一天时间都被占用了，那你也就没法去完成下一步行动清单里的大任务了。2 每周一次的整体回顾这是你更新和完善自己的清单的过程，就像是为自己的操作系统更新软件和打补丁。每周一次的回顾，你需要关注五件事情：
[*]回顾下一步行动清单，划掉已经完成的任务；
[*]回顾过去一周的日程表，看看参加的日程是否可以转为下一步行动；
[*]回顾等待清单和未来清单，看看哪些事情可以转为下一步行动；
[*]展望下周日程，提前做好准备；
[*]重新收集大脑中的想法，并清空收集箱，更新你的下一步行动清单。
这样，通过每天回顾和每周回顾，你就把你林林总总的事务，都交给清单，为你的大脑彻底减负。
第五步，执行，就是要选择最合适的行动GTD 法的第五步，是执行，就是完成具体事务的过程。这一步，你可以结合我们在之前介绍的时间管理方法，一起来操作，你一定会事半功倍。比如，那么多下一步行动，如何选择先做哪个，你就可以采用四象限法。再比如，具体做一件事时，你可以结合番茄工作法，就会让你更有效率。选择行动方案的三种方法：1 确定某一时刻具体行动的四标准法：即根据所处情境、有多少时间、有多少精力和重要性来判断如何选择下一步行动。2 确定每日工作的三分类法：即每日工作安排可以执行计划性的事先安排、临时性的突然安排和灵活性的重新安排三种分类标准。3 判断事情重要性的总体检视六层次法：即按照人生的五万米高空分六个层次（地面：当前行动；1楼视野：当前项目；2楼视野：职责或角色；3楼视野：目标；4楼视野：愿景；5楼视野：原则和价值）检视自己的工作，
总结：GTD 追求的是心如止水的境界。为了达到这个境界，我们要借助清单，为大脑减负，让我们每次只专注一件事。具体的方法，是通过五步：收集、清空收集箱、组织整理、定期回顾和执行。核心是永远问自己下一步行动是什么。借助各类清单，管理自己的事务。GTD 很像是一台全能的机器，功能全面，能覆盖到生活的方方面面，但是也正因为如此，它的操作需要更多时间才能掌握。所以对于刚刚接触时间管理的朋友，不建议一上来就直接实践 GTD 系统，不妨先使用番茄工作法找找感觉。随着你对于时间的管理越来越有效，你也越来越追求更高效的生活，这个时候，再去进入到 GTD 的世界，你也会感觉自己的人生越来越高效。
（内容转自华为Welink, 2020.3.13）
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